UE5.0://  Jahreszielplanung

„Wir überschätzen in der Regel, was wir in einem Jahr erreichen können.
Aber wir unterschätzen, was wir in sieben Jahren erreichen könnten.”
Cay von Fournier

Ein zentrales Werkzeug (und auch Methode) in UE5.0 ist wie in allen vorherigen Versionen die Jahreszielplanung. Am Anfang jeder Zeiteinheit sollte sich ein Team überlegen, wie diese Zeiteinheit gestaltet werden kann. Ein besonders wichtiger Zeithorizont ist das Jahr. Auch in agilen Zielsystemen, wie OKR, spielen die Jahresziele eine große Rolle. Sie werden in Quartalsziele und Monatsziele heruntergebrochen, um dann in den ausführbaren Planungseinheiten der Wochen umgesetzt zu werden. Bei dem heutigen Umsetzungs-Impuls geht es daher um den Start in die konkrete Umsetzung mit der Jahreszielplanung (JZP). Ende Januar sollte diese stehen und ich habe folgende Checkliste aus der Praxis zusammengestellt:

  1. Vorbereitung

    – Wie sieht das Team aus, mit dem eine Jahreszielplanung durchgeführt werden soll? Hat jeder Teilnehmer den Fragebogen JZP aus UE5.0 zur Verfügung? In dem neuen System habe ich diesen Fragebogen überarbeitet. Er enthält mehr als 25 Vorbereitungsfragen, die auch als Agenda für die Durchführung genutzt werden können. Auch ist ein Verständnis von UE5.0 sehr wichtig. Dadurch wird eine gute Basis geschaffen, alle sprechen die gleiche Sprache und nutzen die gleichen Werkzeuge. Die neue Methode OKR glich bereits in vielen Punkten dem UE-System. Im neuen UE5.0 wurden jetzt noch zusätzliche Impulse aus OKR integriert.

  2. Workshop

    – Ideal wäre ein Präsenz-Workshop. Wenn dieser nicht möglich ist, können Teilnehmer auch per Videokonferenz (Teams, Zoom …) hinzugeschaltet werden. Dieser Workshop sollte in möglichst guter Energie durchgeführt werden, denn die Energie dieses Workshops schwingt das ganze Jahr mit. Daher sollte darauf geachtet werden, diesen Workshop gut zu planen. Am besten definiert man eine Person für die Planung und eine Person für die Moderation (optimalerweise mit JZP-Erfahrung). Die Moderation hat eine besondere Bedeutung, denn wenn der/die Unternehmer*in den Workshop leitet, bestehen mehrere Gefahren (Abschweifung, Konflikte, Monolog, fehlende Berücksichtigung von anderen Workshop-Teilnehmern).

  3. Durchführung des Workshops

    Agenda
    a) Analyse des letzten Jahres (auch die Erfolge feiern!)
     b) Welche Ziele wurden nicht erreicht? Welche werden übertragen?
     c) Planung nach unterschiedlichen Themen (System UE5.0)
     d) Zusätzliches Thema “Digitalisierung” (Marketing, HR, Prozesse)
     e) Priorisierung nach Aufwand und Nutzen der Ziele
     f) Verantwortliche Person für jedes Ziel bestimmen
     g) Zielvereinbarung (EnergiePlan) formulieren
     h) ggf. Jahresmotto
    Protokoll Gemäß dem neuen Zielsystem ZMK (OKR) – Zeitachse visualisieren.

  4. Definition einer “ZMK-Masters”

    Es wird eine Person bestimmt, die alle zwei Wochen den Status der Ziele in einer Wochenbesprechung kommentiert – kurze ZMK-Protokolle.

Mit einer guten Jahreszielplanung ist die Grundlage eines fokussierten und effizienten Handelns in dem betreffenden Jahr geschaffen worden. Natürlich können sich im Laufe des Jahres Ziele verändern, was jedoch gut begründet sein sollte. Die Einführung des Quartals-Horizontes fördert die Konsequenz der Umsetzung. Besprechungen und Workshops sind hier sehr wichtig. Es versteht sich von selbst, dass diese Treffen eines ganzen Teams (vor Ort oder online) effizient und effektiv sein müssen. Daher ist eine kleine Feedbackrunde von Zeit zu Zeit sinnvoll, inklusive der Frage, wie diese Besprechungen und Workshops noch besser durchgeführt werden können. Der Zeitliche Ablauf sieht daher folgendermaßen aus:

Alternative I (klassisch)

JZP – Monatsbesprechung (MZP) – wöchentlicher “Jour fix” (WZP) – ggf. tägliche Besprechung (TZP). Moderne Formulierungen: yearly – monthly – weekly – daily. Es sollte eine sinnvolle Sprache sein, die zur Unternehmenskultur passt.

Alternative II (agil)

JZP – Quartalsbesprechung (QZP) – wöchentlicher “Jour fix” (WZP) – ggf. tägliche Besprechung (TZP). Moderne Formulierungen: yearly – quarterly – weekly – daily. Bei agilen Methoden sind englische Formulierungen eher üblich.  

Bei der ersten JZP ist es zu empfehlen, diese durch einen externen UE-Business-Coach moderieren zu lassen, oder eine Person im Unternehmen als UE-Business-Coach auszubilden.